Ringkasan Modul 9 - ASIP4324 Pengelolaan Arsip Vital

 

RINGKASAN MODUL 9

Manual Pengelolaan Arsip Vital

Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.

Manual pengelolaan arsip vital merupakan pelengkap dari suatu perencanaan dan pelaksanaan
program arsip vital yang bertujuan untuk memancu para pengelola kearsipan dalam mennangani arsip
vital.

Kegiatan Belajar Manual Pengelolaan Arsip Vital
Manual (panduan) pengelolaan arsip vital merupakan salahsatu alat bantu bagi pelaksana untuk
menjalankan program kearsipan yang disusun Tim dan memperoleh persetujuan pimpinan organisasi
dan dijadikan acuan bagi seluruh pegawai untuk menerapkan dan mengikuti ketentuan sesuai dengan
prosedur. 

A.  Pentingnya Manual Pengelolaan Arsip Vital. Unit kerja yang memiliki arsip vital perlu menyediakan
panduan untuk melaksanakan program arsip vital. Dengan panduan tersebut diharapkan dapat
mengurangi kesahalan dalam mengelola arsip vital, terutama dalam identifikasi dan penetuan arsip
vital, perlindungan, penentuan lokasi, prosedur pemindahan, penggunaan, jadwal retensi,
pemusnahan dan akses informasi arsip vital. Panduan Pengelolaan Arsip Vital juga merupakan
buku saku atau buku pegangan bagi pengelola arsip vital agar terjadi efektivitas dan efisiensi bagi
organisasi.
B.  Informasi Yang Tercantum Dalam Manual. Manual pengelolaan arsip vital harus disusun sesuai
dengan level penggunanya dengan mempertimbangkan: bahasa (teknis, singkat, jelas dan mudah
dipahami), adanya alur kegiatan dan gambar, jumlah dan ketebalan cukup. Manual pengelolaan
arsip vital mencakup informasi:
1.  Penanggungjawab program arsip vital. Penanggungjawab, biasanya kepala Unit Kearsipan,
memiliki kewenangan untuk mengkoordinasikan kegiatan yang terdapat dalam setiap unti
kerja.
2.  Instruksi dan prosedur pengidentifikasian arsip vital. Dalam instruksi ini memuat bagaimana
mendata arsip yang terdapat dalam organisasi sebagai arsip vital.
3.  Metode perlindungan dan penyimpanan lokasi arsip vital. Penjelasan tentang perlindungan dan
kemungkinan ancaman terhadap arsip vital.
4.  Metode peminjaman dan penemuan kembali arsip vital. Arsip vital suatu saat akan dibutuhkan,
oleh karena itu perlu tatacata peminjaman, pembatasan akses informasinya dan temu kembali.
5.  Instruksi dan prosedur pemindahan arsip vital sesuai jadwal retensi arsip vital.  Pemindahan
arsip vital akan mengacu pada retensi arsip vital, sehingga pemindahan sesuai dengan masa
simpan arsip vital.
6.  Instruksi dan prosedur pemusnahan arsip vital. Perlu prosedur dan siapa yang terlibat dalam
kegiatan pemusnahan arsip vital. 
7.  Formulir yang digunakan dalam program arsip vital. Program arsip vital memerlukan formulir-
formulir yang dibuat semudah mungkin disertai contoh-contoh pengisiannya.
8.  Jadwal retensi arsip vital. Jadwal retensi perlu dimuat di bagian akhir manual pengelolaan arsip
vital.
C.  Penanggungjawab Program Arsip Vital
Tugas Pokok Penanggungjawab program arsip vital adalah mengendalikan secara keseluruhan
proses pengelolaan arsip vital dalam suatu organisasi.
D.  Pendistribusian Manual

Manual Pengelolaan Arsip Vital harus didistribusikan, diterima dan dipahami oleh Tim pengelola
arsip vital. Setiap satuan unit kerja harus memegang manual ini, sehingga terhindar dari keslahan
pengelolaan arsip vital.

Download e-book

 

Sumber