Ringkasan Modul 6 - ASIP4324 Pengelolaan Arsip Vital




RINGKASAN MODUL 6

Program Arsip Vital

Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.


Program arsip vital merupakan suatu metode yang dilakukan secara sistematis untuk menyeleksi,
melindungi dan menemukan kembali arsip dengan mudah, tidak saja dalam keadaan situasi normal,
tetapi juga dalam situasi darurat setelah terjadinya bencana yang mengakibatkan kerusakan arsip.
Kegiatan Belajar 1: Rancangan Program Arsip Vital
Setiap kegiatan perlu diawali dengan rancangan yang memerlukan keterampilan dan keahlian
sehingga tujuan kegiatan tercapai. Rancangan merupakan dokumen tertulis yang di dalamnya memuat
program kerja yang meliputi kebijaksanaan, penganggaran dan pelaksanaan kegiatan dengan
memperhitungkan faktor ruang,w aktu dan urutan kegiatan secara teratur dan tegas.
A. Rancangan Program Arsip Vital, merupakan kegiatan pengelolaan arsip vital pada tahap awal
untuk memperoleh dukungan dan persetujuan dari pimpinan organisasi.
1. Dukungan dan Persetujuan Top Manajemen. Dengan meyakinkan akan manfaat dan
kegunaan program arsip vital, maka diharapkan pimpinan akan memberikan/menyediakan
anggaran kegiatan. Dukungan pimpinan juga dimaksudkan agar kegiatan identifikasi arsip
yang tersebar di semua unit kerja dapat mudah dilakukan.
2. Penunjukan Personal. Setiap satuan kerja harus terwakili oleh seorang yang
bertanggungjawab terhadap terlaksananya program arsip vital. Orang ini dipilih karena
memahami dan menguasai fungsi organisasi, pentingnya arsip vital dan menentukan jenis
arsip vital.
3. Penentuan Arsip Vital. Jenis arsip vital harus diketahui, agar program arsip vital jelas arahnya.
4. Penentuan Lokasi Penyimpanan. Hal yang tidak boleh diabaikan dalam prancangan program
arsip vital adalah penentuan lokasi penyimpanan arsip vital, apakah: di lingkungan organisasi
(onside), di luar lingkungan organisasi (offside), atau memanfaatkan jasa penyimpanan
komersial (misalnya: bank). Perlu juga mempersiakan lokasi dan metode penyimpanan dengan
mempertimbangkan faktor keamanan, ancaman dan kehilangan.
5. Penentuan Metode Penyimpanan. Penyimpanan arsip harus mempertimbangkan faktor
keamanan, termasuk ancaman dari manusia dan bencana, maka diperlukan identifikasi jenis
potensi bahaya dan survei lokasi.
B. Pelaksanaan Survei Arsip Vital. Pendataan/inventarisasi dan survei terhadap seluruh arsip perlu
dilakukan. Menurut Betty R. Ricks, dengan kegiatan survei akan diketahui tentang jumlah, tipe,
fungsi, pengorganisasian arsip, lokasi penyimpanan, kriteria arsip (aktif, inaktif), vital dan tidaknya
arsip.
C. Evaluasi Program Arsip Vital. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui efektivitas program arsip
vital, yang menyangkut evaluasi terhadap personel, peralatan survei, waktu pelaksanaan, tidak
akomodatifnya perlakuan dari setiap satuan kerja dan masalah-masalah lain yang dijumpai dalam
pelaksanaan program. Evaluasi juga mencakup jadwal retensi arsip vital, jenis arsip vital dan
berapa lama arsip disimpan.
Kegiatan Belajar 2: Jadwal Retensi Arsip Vital
Jadwal retensi arsip vital merupakan program yang memuat jadwal dan prisedur penyimpanan arsip
vital yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan.
A. Tujuan Retensi Arsip Vital, bertujuan untuk memenuhi keperluan organisasi dan persyaratan
perundang-undangan.
PDF Creator - PDF4Free v3.0                                                    http://www.pdf4free.com2
1. Mengurangi Biaya Pengelolaan Arsip Vital. Pengelolaan arsip vital memerlukan perlakuan
secara khusus dan membutuhkan peralatan yang berbeda jika dibandingkan dengan arsip
yang lain.
2. Efektivitas Tersedianya Arsip Vital. Program retensi arsip vital yang lain yaitu efektivitas dalam
penyediaan arsip vital, artinya bahwa, arsip vital mudah dan cepat ditemukan kembali ketiga
organisasi membutuhkannya. Bila penyimpanan tidak disertai keterangan lokasi, berapa lama
disimpan dan backup arsip vital, maka akan menghambat temu kembali.
B. Penyusunan Retensi Arsip Vital, merupakan kgiatan untuk menentukan masa simpan arsip vital
dan nasib akhirnya. Oleh karena itu perlu dilakukan survei terhadap arsip-arsip yang disimpan di
semua unit kerja guna membantu mengidentifikasi arsip vital juga untuk mempermudah bagi
organisasi untuk menetapkan lokasi penyimpanan, masa simpan dan jadwal retensi arsip vital.
C. Transfer Penyimpanan Arsip Vital, merupakan perencanaan perlindungan terhadap arsip vital
yang memerlukan prosedur pemindahan (transfer), dari yang semula tersimpan di central fle ke
record center dan/atau selanjutnya akan dimusnahkan dalam jangka waktu tertentu. Betty Ricks
mengatakan bahwa, transfer dan prosedur memindahan mencakup tiga hal:
1. Daftar Induk Arsip Vital. Dengan Daftar Induk Arsip Vital memberikan wewenang bagi setiap
unit kerja dalam menyusun prosedur perlindungan arsip vital.
2. Transfer Arsip Vital. Arsip vital yang telah teridentifikasi perlu dipindahkan atau ditransfer ke
tempat penyimpanan arsip vita. Prosedur transfer dan perlindungan arsip vital harus dibuat
dan disosiaolisasikan ke setiap unt kerja.
3. Prosedur Penanganan Arsip. Prosedur penanganan arsip vital harus disiapkan, baik dalam
keadaan normal, bahaya dan setelah keadaan bahaya.
Download e-book

Poskan Komentar