RINGKASAN MODUL 1
Pengantar Pengelolaan Arsip Vital
Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.
Kegiatan Belajar 1: Latarbelakang Pengelolaan Arsip
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, pemerintah ataupun swasta, maupun perorangan
selalu menciptakan arsip. Arsip dapat berupa kertas, non kertas, elektronik dan digital. Semua arsip
memiliki fungsi atau kegunaan yang berbeda, maka perlu dikelola sehingga dapat diketemukan kembali
secara cepat, tepat, utuh dan lengkap.
A. Arsip dan Organisasi
Berdasarkan fungsinya, arsip terba atas arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis mengandung arti
informasi yang terkandung di dalamnya masih digunakan dan dimanfaatkan secara langsung oleh
organisasi (creating agency) untuk keperluan dan kepentingan organisasi itu sendiri. Arsip dinamis
dikategorikan ke dalam arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang frekuensi
penggunaannya masih tinggi, sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun. Sedangkan arsip statis sebenarnya dari dinamis yang mempunyai
nilai keberlanjuran/keberlanjutan (continuing value), kemudian disimpan permanen karena informasinya
mengandung nilai historis. Informasi dalam arsip statis sudah tidak berguna bagi organisasi
penciptanya, tetapi masih bermanfaat bagi masyarakat.
Arsip dinamis aktif merupakan unsure penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan, terutama pada
saat proses pengambilan keputusan, pengawasan maupun pembuktian hukum. Oleh karenanya, arsip
dinamis aktif harus siap sedia saat diperlukan. Karena begitu pentingnya arsip dalam organisasi, maka
arsip harus dikelola dengan sebaiknya.
B. Pentingnya Pengamanan Arsip Dinamis
Arsip dinamis memegang peran penting dalam organisasi. Karena sangat pentingnya manfaat arsip
dinamis dan merupakan vital bagi organisasi, maka pengelolaan arsip dinamis tidak hanya menata,
menyimpan dan menemukan kembali, tetapi bagaimana cara pengamanan, perlindungan terhadap isi
informasi maupun fisik sehingga terhindar dari perusakan yang disengaja, pembocoran informasi,
pencurian bahkan kehilangan. Melindungi arsip secara keseluruhkan juga sangat penting dari berbagai
kemuingkinan terjadi.
C. Alasan Pentingnya Pengelolaan Arsip Vital
1. Alasan Ekonomis
Kata “ekomomis” adalam pengelolaan arsip berhubungan dengan beaya pemeliharaan, termasuk
peralatan dan menggunaan ruang melalui perencanaan yang matang. Kehilangan dan kerusakan arsip,
organisasi akan mengeluarkan ekstra anggarannya untuk dapat menciptakan arsip kembali arsip,
bahkan hal ini tidaklah mudah dan memerlukan waktu yang lama.
2. Alasan Hukum
Setiap organisasi memerlukan status hukum (legalitas) yang terkait dengan keberadaan, eksistensi dan
dalam hubungannya dengan organisasi lain. Karena bukti-bukti legal yang terkandung dalam arsip
akan mempermudah bagi organisasi dalam menjalankan kegiatannya.
3. Alasan Politik Informasi yang terkadung dalam arsip sering menyangkut rahasia organisasi, baik kebijakan maupun
privasi dari orang per orang dalam organisasi. Informasi tersebut hanya diketahi oleh penciptanya atau
organisasi tertentu. Apabila informasi tersebut diketahui oleh orang atau organisasi yang tidak berhak,
maka akan menimbulkan resiko bagi organisasi penciptanya. Oleh karenanya arsip yang memiliki
karakteristik ini harus dikelola secara khusus. Pengelolaan seperti itu cenderung politis, demi
kepentingan politik organisasi. Arsip yang memiliki karakteristik tersebut termasuk arsip rahasia dalam
jangka waktu tertentu, namun jangka kerahasiaan akan terbatas, sehingga setelah itu dapat diketahui
oleh pubik.
D. Posisi Arsip Vital Dalam Manajemen Arsip Dinamis
Manajemen arsip dinamis disebut juga records management yang merupakan pengembangan dari
konsepsi daur hidup arsip yang baru diperkenalkan di USA tahun 1934. Hal ini ditandai pengelolaan
arsip dulunya yang sporadis dan tidak saling berkait, menjadi pengelolaan yang terstrutur,
terorganisasi, dan logis dari sejak penciptaannya, pemeliharaan dan pemusnahan arsip.
Pengertian manajemen arsip dinamis:
1. Mina M. Johnson dan Norman F. Kallaus (1987:352): sebagai daur hidup arsip dari penciptaan,
melalui processing, pemeriksaan, pemeliharaan dan perlindungan sampai pemusnahannya.
2. Patricia E. Wallace (1992:2): sebagai pengendalian secara sistematik atas daur hidup arsip dari
penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara permanan.
Program arsip vital merupakan komponen dari use and maintenance (penggunaan dan pemeliharaan
arsip. Arsip vital sebenarnya dari arsip dinamis yang perlu pengamanan dan perlindungan secara
khusus. Pengelolaan arsip vital merupakan bagian dari manajamen arsip dinamis.
Kegiatan Belajar 2: Perlunya Perlindungan Arsip Vital
Karena pentingnya arsip, maka organisasi harus memberikan apresiasi dan perhatian penuh terhadap
arsip, terlebih arsip dinamis vital. Tindakan preventif tidak sekedar tindakan yang dilakukan pada saat
telah terjadi seuatu terhadap arsip, melainkan perlu dilakukan antisipasi sebelum sesuatu terjadi pada
arsip.
A. Perlindungan Terhadap Sesuatu Yang Vital
Arsip diibaratkan organ-organ tubuh manusia. Setiap organ tubuh memiliki fungsi yang sangat vital bagi
kehidupan manusia. Organ-organ tubuh tersebut akan dilindungi oleh organ yang lain. Agar organ
pelindung organ tubuh dapat berfungsi, maka harus dirawat dan dilindungi oleh sang pemiliknya
(manusia). Pengelolaan arsip vital merupakan pengelolaan arsip yang ditujukan secara khusus bagi
arsip-arsip yang memiliki informasi bernilai vital dari sejak arsip tersebut diciptakan, disimpan dan
dipelihara.
B. Arsip Vital dan Bencana (Disaster)
Baru setelah terjadinya bencana, umumnya akan ramai-ramai dilakukan pengelolaan arsip vital.
Sebenarnya pengelolaan arsip vital meliputi antisipasi adanya ancaman dan bahaya yang dapat
menghancurkan arsip vital, baik secara fisik maupun informasinya.
Berikut bencana yang menyebabkan rusaknya arsip vital:
1. Bencana Alam: banjir, banjir bandang, tanah longsor, tsunami, kebakaran, gempa bumi, runtuhnya
bangunan/gedung, dll.
2. Akibat Ulah Manusia: pengeboman, pembakaran, sabotase, pencurian, dll.
Download e-book
0 comments:
Post a Comment