Ringkasan Modul 3 - ASIP4324 Pengelolaan Arsip Vital

RINGKASAN MODUL 3 

Identifikasi Arsip Vital

Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.

Kegiatan identifikasi arsip vital merupakan awal untuk menentukan jenis arsip yang nantinya dapat
dikategorikan sebagai arsip vital. Untuk menentukan arsip diperlukan beberapa pendekatan pada
informasi yang terkandung dalam arsip, fisik arsip dan hal-hal yang terkait dengan organisasi
penciptanya serta dampak yang ditimbulkan dari arsip tersebut.

Kegiatan Belajar 1: Pendekatan Dalam Identifikasi Arsip Vital
Identifikasi merupakan kegiatan awal untuk mengenali dan menentukan jenis/kategori arsip yang
semakin hari semakin bertambah. Dengan demikian,  organisasi akan memperoleh arsip-arsip yang
dikategorikan arsip vital.

A.  Analisis Organisasi
Analisis organisasi merupakan suatu analisis terhadap fungsi-fungsi yang dimiliki oleh organisasi yang
tentunya fungsi, tujuan dan sasaran akan berbeda dari organisasi yang satu dengan organisasi yang
lain. Semua ini akan terkait dengan kegiatan organisasi tersebut dan persyaratan hukum yang harus
dipenuhi. Dengan kegiatan-kegiatan tersebut akan dapat teridentifikasi arsip-arsip vitalnnya. Dalam
kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal
berikut:

1.  Tugas dan Fungsi Organisasi Melalui Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal  dalam suatu organisasi yang berfungsi untuk
memperlihatkan pola tetap hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi orang-orang
dalam kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Dari struktur organisasi tersebut. Dengan mengenali tugas dan fungsi organisasi/unit organisasi akan
dapat diketahui informasi-informasi/dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan kerjanya.

2.  Fungsi-fungsi Operatif/Substantif dan Fasilitatif
Untuk mencapai tujuannya, organisasi perlu dudukung fungsi-fungsinya:
a.  Fungsi operatif/substantif. Fungsi ini berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan
dalam tugas-tugas pokok. Fungsi operatif tertercim dalam sturktur organisasi dengan satuan
kerjanya.
b.  Fungsi fasilitatif. Untuk memperpalcar fungsi operatif/substantif, organisasi memerlukan satuan
kerja guna untuk memperlancar segala apa yang dibutuhkan oleh satuan-satuan kerja. Satuan
kerja ini disebut dengan fungsi fasilitatif. Tugas fungsi fasilitatif ini memberikan dukungan berupa
fasilitas-fasilitas yang diperlukan oleh fungsi operatif. Dalam mennjalankan fungsi fasilitatif, satuan
kerja akan menghasilkan informasi dalam bentuk dan coarak apapun.
 
3.  Kebijakan dan Strategi Organisasi
Setiap organisasi dipastikan memilihi kebijakan dan strategi yang berfungsi sebagai panduan/arahan
bagi orgnaisasi dan setiap satuan kerjanya. Dengan memahami kebijakan dan strategi organisasi,
maka akan lebih mudah untuk mengidentifikasi arsip-arsip yang diproduksi oleh organiasi.

B.  Klasifikasi Arsip
Selain melalui analisis organisasi, arsip dapat diidentifikasi melalui pengklasifikasian. Dalam hal ini,
arsip dikelompokkan/dipisahkan sesuai dengan kepentingan organisasi sebagaimana dikemukakan
oleh  Betty R. Ricks (1992:246): 1.  Arsip Vital (Vital Records)/Arsip Kelas Satu. Arsip vital merupakan arsip dinamis yang sangat
penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Tanpa arsip ini organisasi tidak akan berjalan lancar
dan baik, bisa saja tanpa arsi vital ini organisasi akan berhenti, contoh: SK beridirinya
perusakaan/organiasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangka panjang, daftar pemengang saham,
hal cipta dan paten, dll.
2.  Arsip Penting (Important Records)/Arsip Kelas Dua.  Arsip penting dinamis yang diperlukan
untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun menyelesaikan berbagai masalah. Jika arsip
kategori ini hilang atau rusak, masih dapat digantikan dengan cara duplikasi.
3.  Arsip Berguna/Bermanfaat (Used Records)/Arsip Kelas Tiga.  Arsip dinamis yang diperlukan
agar organisasi tidak terganggu kegiatannya. Arsip ini dapat digantikan dengan informasi dari
sumber lain. Arsip ini kemanfaatnya hanya sementara, sehingga penyimpanannya tidak
memerlukan persyaratan secara khusus.
4.  Arsip Yang Tidak Berguna (Non Essential Records)/Arsip Kelas Empat.  Arsip dinamis ini tidak
lagi memiliki nilai guna bagi organisasi. Informasi yang tekandung di dalam arsip ini sudah
diketahui umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara khusus. Arsip ini bahkan bisa
dimusnahkan. Contoh: arsip permintaan yang telah ditindaklanjuti, pengumuman yang sudah
kedaluwarsa, ucapan terimakasih.

C.  Analisis Resiko
Setelah pengidentifikasian arsip, selanjutnya ada;ah menganalisis resiko atau melihat untuk dan
rtuginya bagi organisasi dengan membandingkan beaya yang dikeluarkan untuk mengelola suatu arsip
dengan membandingkan pengeluaran beaya apabila arsip tersebut tidak diketemukan.Semua beaya
yang dikeluarkan akkibat kehilangan arsip harus dihitung.

Kegiatan Belajar 2: Tahapan Kegiatan Indentifikasi Fungsi Arsip Vital
Kegiatan identifikasi arsip harus terencena secara sistematis, sehingga terhindar dari pemborosan,
baik waktu maupun beaya.

A.  Pembentukan Tim Kerja
Tim kerja yang dibentuk untuk mengidentifikasi  arsip akan menittikberatkan kepada tersebarnya
seluruh anggota di setiap satuan kerja yang potensial memiliki arsip vital, misalnya; unit hukum, unit
pengawasan unit pengelolaan aset. Tim kerja ini harus melibatkan pihak-pihak yang berkompeten dan
bertangungjawab terhadap pengelolaan arsip.

B.  Pendataan
Pendataan dengan survei merupakan teknik pengumpulan data tentang arsip vital ke seluruh satuan
unit kerja (utamanya unit yang menghasilkan arsip vital) guna mengetahui kepastian jenis arsip vital.
Dalam pendataan ini yang dilakukan adalah inventarisasi arsip vital dengan:
1.  Inventarisasi fisik arsip pada tempat penyimpanannya, baik pada central file maupun records
center.
2.  Meninjau kembali fungsi organisasi dari setiap pertanggungjawaban yang ada pada unit kerja yang
menyangkut arsip vital untuk kepentingan operasional.
3.  Mengembangkan dan mendistribusikan kuestioner inventarisasi arsip yang ditujukan ke setiap unit
kerja dengan identifikasi arsip-arsip vital.
Semua pendataan arsip vital harus dikaitkan dengan kepentingan, operasional, legal, dan persyaratan
atau ketentuan-ketentuan dari pemerintah. Perlu disediakan formulir pendataan.

C.  Pengolahan Data
Pendataan melalui pengisian formulir selanjutnya dilakukan pengolaan dengan analisias melalui
pendekatan: 1.  Analisis Hukum. Dapat dilakukan dengan mengajukan pertahyaan:
a.  Apakah arsip secara legal mengandung hak dan kewajuban atas kepemilikan negara/warga
negera/organisasi?
b.  Apabila arsip hilang dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu/organisasi?
c.  Apabila arsip hilang, dublikasinya harus dikeluarkan dalam bentuk surat pernyataan di bawah
sumpah?
2.  Analisis Risiko. Mengadalisa untung rugi bagi perusahaan dengan pertanyaan:
a.  Jika arsip hilang, berapa waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi arsip itu kembali dan
berapa besar beaya untuk hal tersebut?
b.  Berapa lama waktu produktif yang diakibatkan oleh hilangnya arsip?
c.  Berapa kesempatan yang hilang akibat hilangnya arsip?
d.  Berapa total kerugian yang dialama organisasi dengan hilangnya arsip?

D.  Penyusunan Daftar Arsip Vital
Setelah diperoleh kepastian tentang arsip vital dengan berbagai pendekatan, maka data arsip vital
perlu didaftar dalam daftar khusus (Daftar Arsip Vital) yang kemudian titandatangani oleh Tim Kerja.
Daftar arsip vital ini harus dievaluasi setiap tahunnya untuk menentukan tingkatannya. Kegiatan ini
dapat dilakukan oleh Tim Evaluasi Arsip Vital yang dibentuk.

Download e-book

Sumber