RANGKUMAN MATERI PUST 2229 - MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

RANGKUMAN MATERI PUST 2229 MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

Saleh, Abdul Rahman. Rita Komalasari. 2010. Materi Pokok Manajemen Perpustakaan; Modul 1-9; PUST 2229 / 3 sks. Jakarta. Universitas Terbuka

1.      PENGERTIAN PERPUSTAKAAN DAN DASAR-DASAR MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

1.1.DEFINISI, TUGAS, DAN FUNGSI PERPUSTAKAAN

Perpustakaan adalah tempat menyimpan, mengolah, dan mencari informasi di mana informasi tersebut dapat berbentuk bahan bacaan tercetak (buku, jurnal, referens, dan bahan pustaka tercetak lainnya) maupun bahan bacaan dalam bentuk elektronik (electronic book, elektronik jurnal, dan bahan bacaan bentuk elektronik lainnya). Di dalam perpustakaan tersebut ada organisasi dan sistem yang mengatur perjalanan bahan pustaka / informasi mulai dari pengadaan, peminjaman hingga pelayanan dan penyajian kepada pengguna perpustakaan.

Tugas perpustakaan adalah mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat, melestarikan, mengemas, menyimpan, memberdayakan, dan menyajikan koleksi bahan pustaka kepada pemakai. Jadi, pada prinsipnya tugas perpustakaan adalah menyediakan layanan informasi untuk kepentingan masyarakat, baik masyarakat ilmiah (pelajar, mahasiswa, guru, dosen, dan peneliti) maupun masyarakat luas di sekitarnya.

1.2.FUNGSI DAN JENIS PERPUSTAKAAN

Fungsi perpustakaan sangatlah banyak dan beragam, namun secara garis besarnya perpustakaan mempunyai fungsi : fungsi edukatif, fungsi informative, fungsi penelitian, fungsi kultural dan fungsi rekreasi. Semua tugas dan fungsi perpustakaan dapat berjalan dengan baik, selaras dan harmonis jika ada dukungan penuh dari semua pihak terkait, seperti pemerintah, pengelola perpustakaan, serta masyarakatnya.

Setiap perpustakaan yang didirikan mempunyai tujuan, organisasi, jenis pemakai dan kegiatan yang berbeda-beda. Oleh karena perbedaan-perbedaan ini maka perpustakaan menjadi berbeda-beda jenisnya. Beberapa pakar mengelompokkan jenis perpustakaan sebagai berikut :

1.      Perpustakaan Nasional.

2.      Perpustakaan Umum

3.      Perpustakaan Khusus.

4.      Perpustakaan Sekolah.

5.      Perpustakaan Perguruan Tinggi.

1.3.KONSEP DASAR DAN PENGERTIAN MANAJEMEN

Secara umum, manajemen diartikan sebagai pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Manajemen adalah fungsi manajer untuk menetapkan politik kebijaksanaan mengenai apa macam produk yang akan dibuat, bagaimana membiayainya, menyalurkannya, memberikan pelayanan, memilih serta melatih pegawai faktor yang mempengaruhi kegiatan suatu usaha. Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi baik besar maupun kecil, khususnya oleh organisasi modern karena sifat, pekerjaan dalam organisasi sangat berbeda dengan pekerjaan / usaha pribadi. Manajemen dan manajer adalah kebutuhan pokok bagi setiap organisasi modern dari organisasi besar sampai organisasi sederhana sekalipun.

Manajemen telah mengalami 5 tahap perkembangan, yaitu

(1)   manajemen autoriter,

(2)   manajemen ilmiah (scientific);

(3)   manajemen hubungan manusia;

(4)   manajemen berorientasikan hasil, dan

(5)   manajemen tanggung jawab sosial.

1.4.FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Koontz dan O’Donnell dalam bukunya The Principle of Management : an Analysis of Managerial Function menyebutkan fungsi manajemen ada lima. Fungsi-fungsi manajemen tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Planning, yaitu menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilakukan, bentuk organisasi dan personal. Perencanaan tersebut menyangkut keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukan, kapan melakukan, dan siapa yang akan melakukannya.

2.      Organizing, yaitu penetapan struktur peran melalui penentuan aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, pengelompokan aktivitas, penugasan pada kelompok, pendelegasian wewenang, koordinasi dan informasi dalam organisasi.

3.      Staffing, adalah pengisian jabatan dalam organisasi dengan cara mengidentifikasikan kebutuhan tenaga, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan, dan melatih karyawan.

4.      Directing, memimpin dan mengawasi orang-orang bawahan atau sub ordinat.

5.      Controlling, yaitu upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi sesungguhnya dengan prestasi standar, menentukan dan mengukur penyimpangan dan memperbaikinya.

2.      PERENCANAAN PERPUSTAKAAN

2.1.PERENCANAAN PERPUSTAKAAN

Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang paling dasar dari semua fungsi-fungsi manajemen yang lain. Semua fungsi manajemen harus berdasarkan kepada rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Perencanaan dibuat untuk menentukan apa yang akan dilakukan, mengapa melakukan sesuatu, bagaimana melakukannya, kapan harus dilakukan, di mana akan dilakukan (dilaksanakan), dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan ini mengikuti siklus perencanaan yang dimulai dengan menentukan kebutuhan, diikuti dengan menentukan tujuan, menentukan sasaran, menentukan metode, melakukan pengujian, simulasi, pilih cara, implementasi, dan berakhir dengan kontrol dan monitoring.

Alasan penting di dalam pembuatan perencanaan adalah untuk menghindari ketidakpastian langkah serta perubahan-perubahan sehingga kita dapat memfokuskan langkah-langkah kita kea rah sasaran dan target yang sudah ditetapkan sebelumnya. Selain itu, untuk memilih alternatif operasi yang ekonomis, serta untuk kepentingan pengawasan. Proses perencanaan harus memperhatikan empat faktor penting, yaitu :

1.      waktu.

2.      pengumpulan dan analisis data.

3.      level atau tingkatan perencanaan.

4.      kelenturan atau flesibilitas.

Di dalam perencanaan sering disebutkan tujuan, sasaran dan target. Tujuan digunakan untuk menunjukkan alasan-alasan mengapa sebuah organisasi dibentuk atau mengapa sebuah kegiatan dilaksanakan. Sasaran dipakai untuk menunjukkan titik akhir dari suatu program, sedangkan target adalah suatu nilai kualitatif yang menjadi tujuan suatu program kerja.

2.2.PERENCANAAN DI PERPUSTAKAAN

Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang paling dasar dari semua fungsi-fungsi manajemen yang lain. Perencanaan di perpustakaan memang tidak semudah yang dibayangkan, sebab sebagian besar perpustakaan memang dijalankan dengan alokasi SDM maupun sarana dan prasarana yang sudah “given” atau dijatah. Walaupun demikian perpustakaan tetap harus membuat perencanaan terhadap sumber daya yang dimilikinya. Rencana kebutuhan SDM dapat dibuat berdasarkan besar kecilnya aktivitas perpustakaan, sedangkan di perpustakaan perguruan tinggi dan sekolah perencanaan kebutuhan SDM ini dapat dibuat berdasarkan jumlah mahasiswa atau siswa.

Manfaat rencana ketenagaan adalah

(1)   memperbaiki penggunaan sumber daya manusia;

(2)   memadukan kegiatan-kegiatan personalia dan tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang secara efisien;

(3)   melakukan pengadaan karyawan baru secara ekonomis;

(4)   mengembangkan informasi dasar manajemen personalia untuk membantu kegiatan-kegiatan personalia dan unit-unit organisasi lainnya;

(5)   membantu program-program manajemen personalia yang berbeda-beda seperti rencana penarikan dan seleksi.

2.3.PERENCANAAN GEDUNG DAN TATA RUANG PERPUSTAKAAN

Gedung perpustakaan adalah suatu bangunan yang dirancang sebagai tempat untuk menampung kegiatan perpustakaan bersama petugas, peralatan, dan perabot yang diperlukan untuk menunjang perpustakaan. Kebutuhan ruangan perpustakaan dapat diperhitungkan berdasarkan jumlah kegiatan perpustakaan, bahkan untuk kasus perguruan tinggi dihitung berdasarkan jumlah mahasiswa perguruan tinggi yang bersangkutan. Secara umum, penggunaan gedung tersebut dialokasikan untuk tiga keperluan pokok, yaitu

(1)   untuk keperluan penggunaan perpustakaan;

(2)   untuk keperluan koleksi perpustakaan; dan

(3)   untuk keperluan ruang kerja petugas.

Belum semua jenis perpustakaan memiliki standar untuk kebutuhan gedung dan /atau ruang perpustakaan. Untuk perpustakaan perguruan tinggi dan sekolah sudah punya standar kebutuhan ruangan perpustakaan. Untuk perguruan tinggi adalah 1 m²per mahasiswa dikalikan dengan 25 % dari total mahasiswa, sedangkan di sekolah Depdikbud (sekarang Depdiknas mengeluarkan tabel kebutuhan ruang perpustakaan yang didasarkan jumlah siswa di sekolah yang bersangkutan.

Ruang perpustakaan perlu ditata dengan baik agar pemakai perpustakaan merasa betah menggunakan perpustakaan tersebut. Ada tiga cara dalam menata ruangan perpustakaan, yaitu

(1)   tata sekat;

(2)   tata parak dan

(3)   tata baur.

Untuk perpustakaan besar penataannya dapat menggunakan penataan ini, tentunya dengan mempertimbangkan beberapa hal seperti pencahayaan, kemudahan pengawasan, tata lampu, sirkulasi udara (bila tidak menggunakan pengatur suhu).

2.4.PERABOT DAN PERALATAN PERPUSTAKAAN

Perabot perpustakaan didefinisikan sebagai semua kelengkapan fisik berupa mebeler yang digunakan di perpustakaan dalam rangka menunjang kelancaran tugas-tugas perpustakaan, sedangkan peralatan perpustakaan didefinisikan sebagai semua perangkat peralatan yang ada di perpustakaan untuk menunjang kelancaran tugas-tugas perpustakaan seperti alat-alat tulis, mesin tik, computer, printer, alat baca mikro, proyektor slide, proyektor film, alat pemutar VCD dan DVD.

Ada beberapa aspek, yang perlu diperhatikan dalam menentukan perabot dan perlengkapan di perpustakaan, seperti

(1)    jumlah dan jenis koleksi yang akan dimiliki oleh perpustakaan dalam lima atau sepuluh tahun mendatang;

(2)    jangkauan layanan yang akan diselenggarakan, termasuk jumlah tenaga yang akan menempati tiap ruangan dan pengembangannya lima atau sepuluh tahun mendatang; dan

(3)    pada keadaan tertentu ruangan pasti dipakai untuk perkantoran / kegiatan administrasi lainnya serta pengembangannya.

Beberapa jenis perabot perpustakaan, antara lain almari penitipan tas dan rak pemeran, pintu kontrol, tempat peminjaman atau meja sirkulasi, meja layanan referensi, rak buku, rak koleksi majalah dan surat kabar, meja dan kursi baca, meja kerja, meja mesin tik, meja computer, filling cabinet, lemari. Peralatan perpustakaan antara lain computer, printer, mesin tik, alat baca mikro, proyektor film/slide, alat pemutar kaset/CD/DVD, mesin potong, mesin jahit, alat pres, alat perekat, pisau pemotong, penggaris logam, mesin pencetak.

3.      PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN

3.1.PENGEMBANGAN KOLEKSI DAN KAJIAN PEMAKAI

Untuk melakukan pengembangan koleksi perpustakaan yang terencana dengan baik maka diperlukan arahan tertulis bagi pustakawan. Arahan tertulis tersebut dikenal dengan nama Kebijakan Pengembangan Koleksi. Fungsi dari kebijakan pengembangan koleksi ini adalah

(1)   sebagai pedoman bagi petugas seleksi,

(2)   sebagai sarana komunikasi, dan

(3)   sebagai sarana perencanaan.

Kajian pemakai adalah penelitian dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana, mengapa, kapan, dan di mana orang mencari informasi dan menggunakan sumber-sumber informasi. Kajian formal diperlukan karena

(1)   cara informal sering menghasilkan gambaran yang subjektif,

(2)   penelitian formal lebih sistematis dan dapat menghasilkan gambaran yang lebih menyeluruh dari masyarakat, dan

(3)   untuk mempertanggungjawabkan layanan dan koleksi yang akan dikembangkan dan alokasi dana perpustakaan, diperlukan data yang objektif dan akurat.

Pengadaan bahan pustaka (prakatalogan,meliputi kegiatan

(1)   pemesanan bahan pustaka, dan

(2)   penerimaan bahan pustaka baik bahan pustaka yang dipesan maupun bahan pustaka yang tidak dipesan.

Pengadaan dimulai dengan kegiatan seleksi yang merupakan proses pengidentifikasian bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan sebelumnya. Kemudian diikuti dengan kegiatan pengadaan baik dengan pembelian, tukar-menukar maupun hadiah. Kemudian aktivitas terakhir adalah kegiatan penerimaan bahan pustaka.

3.2.PERAWATAN, PELESTARIAN, DAN PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA

Perawatan (dan pelestarian) bahan pustaka perlu dilakukan oleh perpustakaan dengan tujuan untuk melestarikan kandungan informasi yang ada pada bahan pustaka tersebut. Perawatan ini, meliputi mempertahankan bentuk asli dari bahan pustaka tersebut dengan cara pencegahan terhadap faktor-faktor perusak koleksi, perawatan fisik seperti dengan menjilid ulang, melaminasi bahan pustaka atau memproduksi bahan pustaka tersebut seperti fotokopi, alih bentuk (misalnya dari kertas ke microfilm, mikrofis atau digital).

Perkembangan teknologi informasi membawa perkembangan pula pada teknik pelestarian ini. Saat ini beberapa perpustakaan seperti PDII-LIPI, Perpustakaan Umum Pemerintah Provinsi DKI, beberapa perpustakaan perguruan tinggi sedang giat-giatnya melakukan alih bentuk dari bahan pustaka tercetak menjadi bahan pustaka digital. Bahan pustaka, khususnya terbitan local (local content) di “scan” dan di simpan dalam format digital dan disimpan dalam media CD-ROM.

Untuk memberikan layanan yang baik kepada penggunanya maka perpustakaan harus menyediakan bahan pustaka yang cukup dalam segi jumlah dan sesuai dengan keperluan pemakai. Untuk itu, perpustakaan harus melakukan seleksi baik seleksi bahan pustaka yang akan masuk ke perpustakaan (pengadaan) maupun seleksi bahan pustaka yang akan ke luar dari perpustakaan (penyiangan). Selain itu, alasan lain melakukan penyiangan terhadap koleksi perpustakaan adalah keterbatasan tempat yang dimiliki oleh perpustakaan. Penarikan bahan pustaka dari jajaran koleksi perpustakaan inilah yang dikenal dengan penyiangan bahan pustaka atau weeding.

3.3.PENGATALOGAN DESKRIPTIF DAN SUBJEK

Tata kerja rutin perpustakaan secara umum dapat dikelompokkan menjadi dua macam kegiatan pokok, yaitu kegiatan pengolahan dan kegiatan pelayanan. Kegiatan pengolahan terdiri dari kegiatan prakatalogan (pengadaan bahan pustaka), pengatalogan, dan pascakatalogan.

Kegiatan pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu pembelian, penukaran dan hadiah. Sarana yang diperlukan di dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka adalah :

1.      Daftar permintaan

2.      Daftar pesanan

3.      Daftar buku dalam proses

4.      Daftar majalah buku induk.

Pengatalogan terdiri dari dua kegiatan pokok yaitu pengatalogan deskriptif dan pengatalogan subjek. Pengatalogan deskriptif, meliputi penentuan tajuk entri utama pembuatan bibliografi.

4.      PERENCANAAN LAYANAN DAN JENIS-JENIS LAYANAN DI PERPUSTAKAAN

4.1.PERENCANAAN LAYANAN DI PERPUSTAKAAN

Dalam merencanakan layanan perpustakaan kita harus mempertimbangkan kondisi yang ada di perpustakaan. Ada dua macam sistem pelayanan yang biasa dilakukan oleh perpustakaan, yaitu sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Masing-masing sistem pelayanan tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan.

Dalam sistem pelayanan terbuka perpustakaan memberi kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak. Petugas hanya mencatat apabila koleksi tersebut akan dipinjam serta dikembalikan. Sistem pelayanan terbuka ini mempunyai beberapa kelebihan dan kelemahan.

Kelebihannya adalah sebagai berikut :

1.      Pengguna bebas memilih buku sendiri di rak

2.      Kebebasan memilih ini menimbulkan rangsangan untuk membaca.

3.      Kalau buku yang dikehendaki tidak ada, dapat memilih buku yang lain.

Kekurangannya adalah sebagai berikut :

1.      Susunan buku dalam rak menjadi sulit teratur.

2.      Kemungkinan banyak buku yang hilang.

Kebalikan dari sistem pelayanan terbuka adalah sistem pelayanan tertutup di mana pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan koleksi, tetapi koleksi yang dibutuhkannya harus diambilkan oleh petugas. Penelusuran / pencarian koleksi harus melalui catalog.

Sistem pelayanan tertutup ini memiliki kelebihan dan kelemahan antara lain berikut ini.

Kelebihannya adalah sebagai berikut :

1.      Susunan dan letak buku terpelihara.

2.      Tidak perlu ada petugas khusus untuk mengawasi pengguna.

Kekurangannya adalah sebagai berikut :

1.      Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui catalog

2.      Melihat dari catalog kadang-kadang mengesalkan karena dalam catalog ada, tetapi bukunya sering tidak ada, dan harus memilih lagi sampai berulang-ulang.

3.      Petugas harus mengambilkan dan mengembalikan buku.

4.      Katalog harus lengkap.

4.2.JENIS-JENIS LAYANAN PEMAKAI DI PERPUSTAKAAN

Pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Layanan referens adalah kegiatan pelayanan perpustakaan untuk membantu pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referens serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referens. Layanan pendidikan pemakai didefinisikan sebagai layanan yang diberikan kepada pemakai yang berisi penjelasan mengenai cara-cara pemanfaatan baik koleksi maupun layanan perpustakaan. Layanan penelusuran informasi adalah layanan berupa bantuan yang diberikan kepada pemakai perpustakaan dalam penelusuran informasi. Layanan penyebarluasan informasi terbaru adalah layanan perpustakaan berupa penyebaran informasi terbaru kepada pemakai perpustakaan. Mirip dengan layanan informasi terbaru layanan ini juga menyebarkan informasi terbaru ke pemakai. Bedanya pada layanan ini informasi baru yang akan dikirimkan ke pemakai diseleksi terlebih dahulu supaya sesuai dengan minat pemakai yang akan menerima informasi. Layanan penerjemahan adalah layanan berupa bantuan yang diberikan oleh pustakawan dalam hal menerjemahkan dokumen atau artikel dari bahasa asing ke dalam bahasa Indonesia. Sedangkan layanan fotocopi adalah layanan reproduksi dokumen yang diberikan kepada pemakai perpustakaan yang memerlukannya.

Sesuai dengan tugas dan fungsi perpustakaan umum, yaitu memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui pendayagunaan koleksi bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitian, ilmu pengetahuan, dan rekreasi maka salah satu layanan yang diselenggarakan oleh perpustakaan umum adalah layanan anak atau juga dikenal dengan seksi anak-anak. Perbedaan antara layanan anak-anak dengan layanan remaja, setingkat lebih tinggi dalam menyediakan bahan pustaka yaitu yang sesuai dengan selera anak remaja. Selain layanan anak dan remaja perpustakaan umum juga biasanya menyelenggarakan layanan khusus yang diberikan kepada masyarakat yang berada di lembaga pemasyarakatan, panti asuhan, panti jompo, penyandang cacat seperti tuna netra dan tuna rungu, serta petugas yang terpencil seperti guru, penjaga mercu suar dan perbatasan. Layanan perpustakaan keliling merupakan layanan ekstensi atau perluasan layanan dari perpustakaan umum.

5.      LAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN

5.1.LAYANAN SIRKULASI

Di perpustakaan dikenal ada dua macam layanan, yaitu layanan teknis dan layanan pengguna, sedangkan untuk layanan pengguna dikenal dengan dua macam layanan yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi.

Layanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Pada pelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka yang boleh dipinjam, penentuan jangka waktu peminjaman, pengembalian bahan pustaka yang dipinjam dan pembuatan statistic peminjaman untuk laporan perpustakaan.

Di dalam perpustakaan dikenal beberapa sistem pemantau sirkulasi, yaitu sebagai berikut.

1.      Sistem buku besar.

2.      Sistem sulih (dummy).

3.      Sistem NCR (No Carbon Required).

4.      Sistem Book Issue Card (BIC).

5.      Sistem Browne.

6.      Sistem Islington (variasi Brown).

7.      Sistem Newark.

8.      Sistem Token Charging.

9.      Sistem Kartu Tebuk (punched card).

10.  Sistem Photocharging atau peminjaman berbasis sistem foto.

11.  Sistem berbantuan Komputer.

Untuk mengetahui aktivitas layanan sirkulasi maka perlu dibuat suatu statistic layanan sirkulasi. Beberapa jenis data perlu dikumpulkan untuk statistic sirkulasi. Sesudah data terkumpul maka data diolah dan disajikan dalam bentuk tabel grafik maupun teks lengkap atau kombinasi ketiga-tiganya.

5.2.OTOMASI PERPUSTAKAAN DAN SIRKULASI PUSTAKA BERBANTUAN KOMPUTER

Kehadiran teknologi Informasi dan Komunikasi tidak bisa lagi ditawar-tawar. Siap atau tidak siap kita harus menerima kehadirannya. Ada beberapa hal yang menjadi sebab kita melakukan otomasi di perpustakaan, yaitu sebagai berikut :

1.      Tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan.

2.      Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama (resourse sharing).

3.      Kebutuhan untuk mengefektifkan sumber daya manusia.

4.      Tuntutan terhadap efisiensi waktu.

5.      Kebutuhan akan ketepatan, layanan informasi.

6.      Keragaman informasi yang dikelola.

Untuk melakukan otomasi perpustakaan sesungguhnya banyak pilihan. Beberapa perpustakaan ada yang membuat sendiri software untuk otomasinya, namun beberapa perpustakaan lain memilih menggunakan software buatan vendor komersial. Beberapa “program jadi” banyak ditawarkan oleh vendor baik dalam negeri (seperti NCI-Bookman Spektra, Adonis, dan SIPISIS) maupun luar negeri (seperti Dynix, Geac, Libertas, Cardbox), sedangkan program Bibliographic Information System yang dapat diperoleh gratis antara lain adalah CDS/ISIS baik yang berbasis DOS maupun yang berbasis Windows.

Perangkat lunak CDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisisi, modul pengontrolan peminjaman koleksi dan modul OPAC. Oleh karena itu, banyak lembaga atau perorangan yang mencoba mengembangkan modul-modul tersebut di atas untuk kepentingannya sendiri bahkan untuk tujuan komersial. Salah satu yang dikembangkan oleh lembaga di Indonesia adalah bernama SIPISIS.

6.      LAYANAN REFERENS, BIMBINGAN  PEMAKAI DAN PROMOSI KOLEKSI REFERENS

6.1.LAYANAN REFERENS

Layanan referens adalah layanan yang bersifat pribadi dan langsung bagi mereka yang mencari informasi di perpustakaan untuk berbagai tujuan. Fungsi layanan referens adalah

(1)   Informasi,

(2)   Bimbingan,

(3)   Pengarahan atau instruksi,

(4)   Supervisi, dan

(5)   Bibliografi.

Layanan referens pokok, antara lain

(1)   pemberian informasi yang bersifat umum,

(2)   pemberian informasi yang bersifat spesifik,

(3)   pemberian bantuan untuk menelusur literature,

(4)   pemberian bimbingan untuk menggunakan koleksi referens, dan

(5)   pemberian bantuan pengarahan untuk menemukan pokok-pokok bahasan dalam buku yang sesuai dengan minat pemakai.

Pelayanan referens penunjang adalah

(1)   mengadakan hubungan dan kerja sama dengan perpustakaan lain,

(2)   menyelenggarakan pendidikan mengenai penggunaan alat-alat penelusuran,

(3)   menyelenggarakan pameran koleksi referens,

(4)   mengorganisasi koleksi referens, dan

(5)   mencatat dan mengumpulkan data (statistic) kegiatan pelayanan referens.

Secara umum pertanyaan referens dibedakan ke dalam dua macam, yaitu

(1)   Pertanyaan dengan spesifikasi yang jelas, dan

(2)   Pertanyaan yang tidak memiliki spesifikasi yang jelas. Pertanyaan dapat disampaikan secara langsung maupun tidak langsung baik secara tertulis maupun lisan.

Penelusuran literature merupakan salah satu bagian penting dari tugas pelayanan referens. Penelusuran literature adalah proses penemuan kembali literature baik yang berbentuk artikel jurnal, laporan maupun buku-buku referens lainnya.

6.2.BIMBINGAN PEMAKAI

Bimbingan penggunaan bahan referens umum diartikan sebagai bimbingan yang diberikan oleh petugas pelayanan referens kepada pemakai perpustakaan agar mampu menggunakan koleksi dan sumber-sumber referens dengan cepat dan tepat. Bimbingan dapat diberikan secara langsung baik secara formal maupun informal. Akan tetapi, bimbingan juga dapat diberikan secara tidak langsung yaitu menggunakan media tertentu, seperti leaflet, booklet. Bimbingan kepada pemakai perpustakaan ini dapat diberikan secara incidental dan juga dapat secara terencana.

Tujuan diberikannya bimbingan ini adalah agar pemakai mengenali dan mampu menggunakan koleksi referens umum sebagai sumber informasi dengan cepat dan tepat, sedangkan isi bimbingan tersebut, antara lain

(1)    informasi, yang memberikan pengertian mengenai hubungan antara belajar mengajar dengan koleksi referens,

(2)    uraian mengenai jenis-jenis bahan referens,

(3)    contoh-contoh koleksi referens,

(4)    cara menggunakan masing-masing koleksi referens, dan

(5)    latihan mencari dan menggunakan koleksi referens.

Cara menyampaikan bimbingan tersebut, antara lain dengan cara

(1)   ceramah atau kuliah,

(2)   tanya jawab,

(3)   latihan, dan

(4)   penugasan.

6.3.PROMOSI KOLEKSI REFERENS

Maksud dari promosi koleksi referens adalah usaha memperkenalkan koleksi bahan referens umum agar koleksi tersebut diketahui dan dikenal oleh para pengguna perpustakaan. Dengan demikian, daya guna dan keterpakaian koleksi tersebut akan menjadi semakin tinggi. Beberapa cara dikenal dalam mempromosikan koleksi referens umum. Cara-cara tersebut antara lain

(1)   display,

(2)   ceramah,

(3)   lomba,

(4)   daftar koleksi referens,

(5)   pameran.

Berhasil tidaknya pelayanan referens selain ditentukan oleh keterampilan pustakawannya, juga ditentukan oleh kondisi koleksi referens itu sendiri. Untuk menjaga agar koleksi referens tetap dapat diandalkan maka perlu diadakan evaluasi secara berkala setiap periode tertentu karena kebutuhan pengguna bisa berubah setiap periode waktu tertentu. Dengan kata lain, koleksi yang hari ini bagus dan banyak dibutuhkan, mungkin tahun depan sudah tidak lagi demikian. Beberapa pertanyaan pokok yang mesti dijawab oleh pustakawan referens, antara lain

(1)   Berapa ukuran optimum koleksi referens untuk suatu perpustakaan,

(2)   Apakah isi koleksi referens tersebut sesuai dengan kebutuhan pemakai,

(3)   Bagaimana kondisi dana untuk membina koleksi referens tersebut.

7.      ORGANISASI DAN PENGISIAN JABATAN DI PERPUSTAKAAN

7.1.PENGORGANISASIAN PERPUSTAKAAN

Pengorganisasian di perpustakaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang pada prinsipnya mengatur orang / personalia untuk pencapaian tujuan perpustakaan. Kegiatan, meliputi pengelompokan aktivitas yang diperlukan guna, pencapaian tujuan dan pembagian aktivitas yang diperlukan guna pencapaian tujuan, serta pembagian aktivitas kepada setiap personalia dalam perpustakaan. Pembentukan bagian-bagian di perpustakaan pada beberapa hal tergantung tujuannya. Hal-hal tersebut adalah jumlah personal fungsi, batas territorial, produk/servis, pengguna, pelanggan, proses/peralatan, subjek, dan bentuk dokumen. Pembentukan bagian ini kemudian dijabarkan dalam struktur organisasi untuk memperjelas wewenang dan tanggung jawab bagian-bagian yang dibentuk, kemudian digambarkan dengan bagan organisasi.

Organisasi perpustakaan pada umumnya menggunakan konsep kombinasi lini-staf, yang dalam kondisi tertentu, tata usaha bisa berfungsi sebagai staf. Sedangkan tugas sehari-hari tata usaha tersebut berfungsi sebagai lini.

7.2.PENGISIAN JABATAN (STAFFING)

Staffing adalah pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, minati, memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan dalam organisasi. Beberapa langkah yang harus dilakukan dalam pengisian jabatan di perpustakaan adalah

(1)   penyusunan rencana ketenagaan,

(2)   rekruitmen,

(3)   seleksi dan penempatan,

(4)   induksi dan orientasi,

(5)   pemindahan staf,

(6)   pengembangan staf, dan

(7)   penilaian staf.

Dalam proses perekrutan tenaga di perpustakaan ada bagian penting yang tidak boleh dilupakan, yaitu analisis jabatan. Analisis jabatan adalah pengembangan / penyusunan suatu pernyataan tertulis mengenai isi dan kedudukan bagi setiap pekerjaan. Analisis jabatan dapat dianggap sebagai alat bagi pimpinan, dalam memecahkan masalah kemanusiaan. Pada tingkat operasional, analisis jabatan ini disebut dengan deskripsi kerja (job description), sedangkan pada tingkat manajerial disebut dengan uraian jabatan (positions description).

Seleksi pegawai pada umumnya dilakukan menggunakan

(1)   pengisian formulir,

(2)   tes tertulis,

(3)   wawancara, dan

(4)   melihat referensi.

Pemindahan staf dapat dilakukan dengan beberapa macam, seperti

(1)   mutasi atau rotasi kerja,

(2)   promosi dan

(3)   demosi.

Pengembangan staf dapat dilakukan dengan cara pelatihan baik on the job training maupun dengan off the job training. Terakhir, penilaian terhadap staf harus dilakukan secara rutin. Pegawai negeri melakukan penilaian satu kali dalam setahun, yang disebut dengan DP3 Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan.

7.3.JABATAN FUNGSIONAL PUSTAKAWAN

Jabatan fungsional pustakawan di Indonesia mulai diterapkan sejak tahun 1988 yaitu dengan terbitnya SK Menpan. Nomor 18 Tahun 1988. Jabatan pustakawan adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kepustakawanan pada unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi; pemerintah, swasta dan/atau unit-unit tertentu lainnya. Pustakawan terdiri dari (1) pustakawan terampil dengan tiga jenjang jabatan yaitu Pustakawan Pelaksana, Pustakawan Pelaksana Lanjutan dan Pustakawan Penyelia, Pustakawan Ahli dengan empat jenjang jabatan yaitu Pustakawan Pertama, Pustakawan Muda, Pustakawan Madya, Pustakawan Utama.

Bidang kegiatan pustakawan terdiri dari kegiatan yang masuk, unsur utama seperti pendidikan, pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka, pemasyarakatan perpustakaan, pengkajian dan pengembangan perpustakaan, dan pengembangan profesi. Sedangkan kegiatan penunjang terdiri dari mengajar, melatih membimbing mahasiswa Pusdokinfo, memberikan konsultasi teknis, mengikuti seminar dan sejenisnya, menjadi anggota profesi melakukan lomba kepustakawanan mendapat penghargaan memperoleh gelar kesarjanaan lainnya di luar bidang perpustakaan, menyunting risalah pertemuan dan menjadi anggota tim penilai pejabat pustakawan.

8.      FUNGSI MEMIMPIN (DIRECTING)

8.1.FUNGSI MEMIMPIN (DIRECTING)

Directing atau memimpin atau mengarahkan merupakan salah satu fungsi manajemen, fungsi memimpin adalah mengarahkan karyawan agar melaksanakan tugas-tugas yang telah diberikan kepadanya dengan cara yang efisien dan efektif sehingga tujuan organisasi atau lembaga atau institusi dapat dicapai. Dalam mengarahkan karyawan bawahannya seorang pemimpin harus mengetahui karakter dan perilaku bawahannya agar ia dengan mudah dapat mengarahkan bawahannya tersebut.

Motivasi mempunyai pengertian suatu keadaan atau suatu dorongan psikologis yang tumbuh dari dalam diri seseorang yang menyebabkan ia berperilaku secara tertentu terutama di dalam lingkungan pekerjaan. Motivasi berkaitan dengan cara mengarahkan daya dan potensi bawahan agar mau bekerja sama secara produktif untuk pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dalam teori manajemen kita mengenal tiga model motivasi, yaitu :

1.      Model tradisional

2.      Model hubungan manusia, dan

3.      Model sumber daya manusia

Menurut Abraham Maslow kebutuhan manusia diklasifikasikan ke dalam lima tingkat kebutuhan. Kebutuhan tersebut dimulai dari yang paling dasar, yaitu sebagai berikut

Tingkat 1, fisiologis              : seperti air, pangan, papan, dan kebutuhan dasar minimal lainnya.

Tingkat 2, keamanan           : perlindungan terhadap bahaya fisik, ancaman atau ketidakamanan pekerjaan.

Tingkat 3, sosial                   : diterima oleh kelompok persahabatan, cinta, membantu orang lain.

Tingkat 4, harga diri            : status, prestasi, pengakuan rasa berguna.

Tingkat 5, perwujudan diri  : prestasi, pemenuhan diri, peluang untuk pertumbuhan lebih lanjut dan pernyataan diri.

Seperti sudah dikatakan bahwa fungsi memimpin merupakan fungsi yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia. Oleh karena itu, faktor manusia adalah faktor yang sangat penting di dalam menjalankan roda perpustakaan, khususnya di perguruan tinggi. Hal ini karena pengguna yang dilayani oleh perpustakaan perguruan tinggi merupakan kelompok pengguna dari kelas elite pendidikan, yaitu mahasiswa (baik S-0, S-1, S-2 maupun S-3) serta dosen dan peneliti. Oleh karena itu, pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia di perpustakaan perguruan tinggi sangat perlu diperhatikan.

8.2.PEMIMPIN DAN KEPEMIMPINAN

Pemimpin merupakan salah satu faktor yang menentukan maju mundurnya suatu organisasi/institusi termasuk perpustakaan. Bagus pemimpinnya maka bagus pula organisasi/institusi organisasi tersebut.

Pemimpin adalah seorang yang mempergunakan wewenang dan kepemimpinannya, mengarahkan bawahan untuk mengerjakan sebagian pekerjaannya dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga/institusinya, sedangkan kepemimpinan diartikan sebagai cara seorang pemimpin mempengaruhi perilaku bawahannya agar mau bekerja sama secara produktif, untuk mencapai tujuan organisasi/institusi/lembaganya. Tipe kepemimpinan ada lima macam, yaitu :

1.      Tipe pemimpin otokratis

2.      Tipe pemimpin paternalistic

3.      Tipe pemimpin kharismatik

4.      Tipe pemimpin laissez faire

5.      Tipe pemimpin demokratik

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari satu pihak ke pihak lain, sedangkan informasi atau pesan di sini dapat berbentuk, rencana, instruksi, petunjuk, saran. Arah komunikasi yang biasa terjadi di suatu organisasi/institusi adalah :

1.      Komunikasi dari atas ke bawah (top down)

2.      Komunikasi dari bawah ke atas (bottom up)

3.      Komunikasi dari samping

Komunikasi dalam suatu organisasi dapat dilakukan secara :

1.      Tertulis

2.      Lisan

3.      gambar

9.      PENGAWASAN DAN PELAPORAN

9.1.FUNGSI PENGAWASAN

Pengawasan atau controlling merupakan suatu usaha yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi membandingkan prestasi actual dengan standar, menentukan apakah ada penyimpangan serta menetapkan bagaimana cara memperbaiki penyimpangan tersebut. Fungsi pengawasan ini dilaksanakan oleh setiap pimpinan di semua lini, mulai dari kepala perpustakaan sampai kepada kepala unit terkecil dari organisasi perpustakaan. Tujuan pengawasan adalah untuk menemukan kelemahan dan kesalahan untuk diluruskan kembali serta menjamin bahwa kelemahan dan kesalahan tersebut tidak terulang.

Dalam proses pengawasan ada tiga langkah yang harus ditempuh, yaitu sebagai berikut :

1.      Menentukan atau membuat standar.

2.      Mengukur hasil yang dicapai dan membandingkannya dengan standar.

Memperbaiki penyimpangan apabila ada atau ditemui penyimpangan-penyimpangan

9.2.PENGAWASAN MELEKAT DAN PELAPORAN

Pengawasan melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus-menerus dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana dan perundang-undangan yang berlaku, sedangkan atasan langsung adalah pejabat atasan baik karena struktur organisasi atau karena kewenangan khusus, membawahi dan wajib mengawasi bawahannya, dan bawahan adalah mereka yang bertanggung jawab serta wajib melapor kepada atasan tentang pelaksanaan tugasnya.

Prinsip pengawasan melekat adalah :

1.      Dilakukan secara berjenjang

2.      Dilakukan oleh setiap pimpinan

3.      Diarahkan pada pencegahan terhadap penyelewengan

4.      Bersifat membina

5.      Dilakukan secara terus-menerus

6.      Menggunakan sistem tertentu

7.      Pengawasan melekat merupakan pengawasan pokok

Pelaporan merupakan penyampaian informasi kepada pimpinan sehingga pimpinan mengetahui apa yang sedang terjadi dan dengan demikian pimpinan tersebut dapat mengambil keputusan serta tindakan secara tepat. Fungsi pelaporan antara lain untuk pertanggungjawaban dan pengawasan, penyampaian informasi, bahan pengambilan keputusan, alat untuk membina kerja sama, dan alat untuk tukar menukar pengalaman. Laporan harus objektif, jelas, langsung pada sasaran, lengkap, tegas, dan konsisten, tepat pada waktunya serta tepat kepada yang dituju.

9.3.PENGUKURAN KINERJA PERPUSTAKAAN

Untuk melakukan evaluasi diri perpustakaan sebaiknya perpustakaan berpedoman kepada pengukuran kinerja yang standar. Kinerja yang diukur dalam model ini dipilih berdasarkan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut :

1.      Dapat dipakai semua perpustakaan (universal)

2.      Pengambilan data serta sampel data dapat dilakukan dengan mudah

3.      Dapat dipakai untuk membandingkan kinerja antarperpustakaan

4.      Ukuran yang diambil bersifat empiris.

5.      Dapat dipakai untuk mengukur tingkat keberhasilan perpustakaan dalam pencapaian tujuan

6.      Dapat dipakai untuk bahan monitoring dan evaluasi guna pengembangan perpustakaan

Beberapa kinerja yang dihitung adalah :

(1)   Sirkulasi per kapita

(2)   Koleksi yang dipakai di ruang per kapita

(3)   Kunjungan ke perpustakaan per kapita

(4)   Kunjungan ke program perpustakaan per kapita

(5)   Transaksi referens per kapita

(6)   Referens fill rate

(7)   Title fill rate

(8)   Subject and author fill rate

(9)   Registration as a percentage of population

(10) Turnover rate

Sumber

Download File PDF : Link 1 | Link 2

Semoga Bermanfaat

NB:
Untuk download file dari 4shared, anda harus mempunyai akun 4shared dan melakukan login sebelum memulai proses download